Comment ranger les papiers administratifs ?

par | Mai 2, 2024 | MAISON | 0 commentaires

Vous en avez assez des piles de papiers qui envahissent votre bureau ? Pas de panique, nous sommes là pour vous aider ! Même les plus organisés parmi nous peuvent se retrouver submergés par « le tas » de documents. Entre le rythme effréné au travail et les multiples tâches quotidiennes, les redoutables piles de papiers finissent par s’accumuler.

Découvrez ce tableau récapitulatif qui vous permettra rapidement de mettre en place un système de classement efficace pour vos papiers administratifs et de maintenir un espace de travail ordonné et fonctionnel :

Idées rangementConseils et astuces
Mise en place d’un système de classementChoisissez un classeur adapté à votre espace de travail et placez-le dans un endroit facilement accessible
Optez pour un classement chronologique ou alphabétique
Utilisez un plateau de bureau ou un petit organiseur pour les documents à consulter régulièrement
Créez une routine de rangement et marquez un espace ou un dossier comme « À classer »
Trier et déchiqueter pour allégerÉvaluez chaque document et décidez s’il doit être conservé ou non
Déchiquetez les papiers superflus et installez une corbeille de recyclage ou un dossier spécifique pour les documents inutiles
Organisation par couleurAdoptez un système de code couleur pour vos fichiers à l’aide d’onglets colorés et de dossiers assortis
Étiquetez chaque dossier avec la même couleur que le dossier lui-même
Trier par catégorieSéparez les fichiers par type (À classer, Urgent, À faire, Utilisation quotidienne, etc.) et organisez-les par catégorie
Ajoutez des sous-dossiers à chaque dossier de catégorie si nécessaire
Étiquetage précisUtilisez une étiqueteuse pour marquer les dossiers, onglets et plateaux

Voici les stratégies en détail pour vous aider à organiser ces documents une fois pour toutes.

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1. Mettre en place un système de classement efficace

ranger les papiers administratifs en mettant en place un système de classement efficace

La première étape consiste à choisir un classeur adapté à votre espace de travail. La localisation de ce classeur est cruciale : placez-le dans un endroit facilement accessible de votre bureau. Pensez également à la meilleure manière d’organiser les documents à stocker : préférez-vous un classement chronologique ou alphabétique ? Prendre cette décision en amont vous aidera à savoir comment organiser les dossiers dans les tiroirs et à les étiqueter correctement.

En complément du classeur, envisagez d’utiliser un plateau de bureau ou un petit organiseur pour les documents que vous devez consulter régulièrement. Dans ce système de classement réduit, marquez clairement un espace ou un dossier comme « À classer ».

Créez ensuite une routine : au lieu de laisser les papiers s’empiler sur votre bureau, placez-les directement dans la zone « À classer ». Ainsi, vous maîtriserez le désordre au fur et à mesure. À la fin de la journée, ou de la semaine, prenez le temps de ranger tous les documents de la section « À classer ».

2. Trier et déchiqueter pour alléger

Avant de vous lancer pleinement dans votre nouveau système de classement, il serait sage de trier tous les documents que vous avez accumulés jusqu’ici. Évaluez chaque document et décidez s’il doit être conservé ou non. Déchiquetez tous les papiers superflus. Si possible, installez une corbeille de recyclage ou un dossier spécifique pour y déposer régulièrement les documents inutiles, afin de prévenir toute nouvelle accumulation de désordre.

En suivant ces étapes, vous pourrez non seulement ranger vos documents, mais également maintenir un espace de travail ordonné et fonctionnel.

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3. Organiser par couleur

ranger les papiers administratifs en les organisant par couleurs

Pour vos fichiers, adopter une organisation visuelle à travers un système de code couleur sera extrêmement bénéfique. Utilisez des onglets colorés et des dossiers assortis pour différents types de documents. Vous pouvez même aller plus loin en étiquetant chaque dossier avec la même couleur que le dossier lui-même. Par exemple, placez les documents utilisés régulièrement dans des dossiers bleus, ceux à classer dans des dossiers orange, et les éléments d’action urgents dans des dossiers rouges. Cette méthode visuelle est non seulement pratique pour tous, mais elle peut être particulièrement utile pour les personnes atteintes de TDAH.

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4. Trier par catégorie

Il est crucial de séparer les fichiers par type (À classer, Urgent, À faire, Utilisation quotidienne, etc.), puis de les organiser par catégorie. Catégorisez selon ce qui a le plus de sens pour votre entreprise. Pour certains, cela pourrait inclure des catégories comme : Fichiers clients, Banque, Comptabilité, Marketing. Pour d’autres, les catégories pourraient être : Factures, Impôts, Achats, Commandes. Cela varie grandement en fonction de vous et de votre rôle ! Ajoutez des sous-dossiers à chaque dossier de catégorie si nécessaire, par exemple un dossier « Divers » pour les documents qui ne rentrent pas facilement dans une catégorie précise. Cette méthode est particulièrement utile pour ceux qui ne sont pas à l’aise avec la technologie, ou pour ceux qui préfèrent les fichiers physiques aux fichiers numériques.

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5. Étiquetage précis

ranger les papiers administratifs avec un étiquetage précis

L’efficacité de ce système repose largement sur des étiquettes claires. Il est recommandé d’utiliser une étiqueteuse pour marquer les dossiers, onglets et plateaux, ce qui garantit une identification facile du contenu pour tout utilisateur. Cela est crucial, par exemple, si vous êtes un assistant administratif dans un cabinet médical, où il est essentiel de pouvoir identifier rapidement le contenu des dossiers sans avoir à déchiffrer une écriture manuscrite illisible.

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Un système de classement bien structuré au travail peut rendre votre vie professionnelle non seulement plus efficace, mais aussi plus facile et moins stressante. Cette organisation des papiers administratifs peut également se répercuter positivement sur votre bien-être général, en réduisant le stress quotidien et en favorisant un environnement plus serein, que ce soit au bureau ou à la maison. Un bon système de classement améliore la qualité de vie en simplifiant les tâches quotidiennes et en apportant une sensation de contrôle et d’ordre.

Mathieu fondateur mobilecube

Mathieu Lainé, fondateur de mobilcube.fr

En savoir plus sur Mathieu Lainé

Mathieu travaille dans le secteur de la logistique depuis maintenant 15 ans, c’est notamment le fondateur de mobilecube, une solution de stockage qui se déplace facilement pour particuliers et professionnels.

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