OÙ FAIRE DÉTRUIRE DES PAPIERS ?

par | Mar 19, 2024 | ENTREPRISE | 0 commentaires

Faire détruire ses archives comporte un impératif de confidentialité. C’est la cas pour les différents documents personnels, mais le plus souvent les archives liées aux entreprises.

La destruction sécurisée est une véritable nécessité. Il est important de s’y intéresser de plus près, pour bien comprendre les différentes méthodes à votre disposition.

Pourquoi faire détruire des documents.

détruire des documents confidentiels

Même si la dématérialisation des documents a grandement diminuée, elle n’a pas encore disparue.

Certaines données confidentielles sont ainsi jetées dans des poubelles ordinaires, représentant un risque évident pour le maintien de la confidentialité.

Que ce soit pour un particulier ou une entreprise, il est important d’appliquer un traitement réglementaire. Vous éviterez ainsi que certaines données ne soient réutilisées, dans le cadre d’un espionnage industriel ou dans le cadre d’une usurpation d’identité par exemple.

Afin d’éviter ces différents désagréments, il est nécessaire d’effectuer une destruction confidentielle, avec un encadrement très strict.

Choisir une société de destruction adaptée.

Choisir une société de destruction de documents adaptée.

Si vous êtes un professionnel, vous avez certainement une très grande quantité de documents liés aux différentes activités de votre entreprise, que ce soit sur le plan technique, administratif ou fiscal. Pour éviter que ces informations ne tombent dans des mains malhonnêtes, il est important que ces documents encombrants, soient détruits sans aucun risque sur leur confidentialité.

En tant que particulier, vous avez accumulé beaucoup de documents bancaires, des documents comptables, des dossiers médicaux, différents contrats que vous avez pu souscrire, certaines factures ou n’importe quel autre document confidentiel. Il est important de les détruire en respectant certaines règles élémentaires.

En faisant appel à une société spécialisée dans la destruction de documents, vous aurez la certitude de confier la tâche à des professionnels aguerris. Ils prendront soin de respecter les différents aspects de confidentialité.

En effet, il existe des sociétés entièrement dédiées à la destruction de documents. Elles seront capables de vous apporter des conseils sur les délais de conservation de vos dossiers. Vous serez alors certains d’être en parfaite conformité avec la législation.

Si les documents que vous souhaitez détruire ont dépassé le délai de conservation ou s’ils ne représentent plus aucun intérêt, un processus sera mis en place pour qu’ils soient éliminés.

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Un service extérieur ou sur site.

Lorsque vous contactez une société spécialisée dans la destruction de document, deux possibilités s’offrent à vous.

  • La première consiste à récupérer l’ensemble des documents nécessaires. L’entreprise se chargera de les transporter sur son site de destruction, pour effectuer la tâche qui lui est demandée.
  • La deuxième solution, consiste à détruire directement les documents dans vos locaux, en évitant de les déplacer.

En fonction de la quantité de documents à détruire, la société déplacera un camion équipé d’un broyeur.

À titre de comparaison, si votre société possède une machine à déchiquetage, elle mettra environ un mois à broyer les différents documents demandés, contre une heure avec un camion broyeur.

Si votre besoin de destruction est récurrent, un contrat annuel peut être établi. La récupération des documents à détruire se fera alors à intervalles réguliers. Cette solution est idéale pour ne pas vous retrouver avec un stock de documents ou de papiers trop important.

D’autres solutions existent, très flexibles et encore plus faciles. Des sociétés vous livrent des conteneurs à l’adresse demandée. Vous y mettez les documents à détruire. Quand vous avez terminé, l’entreprise se charge de tout, de l’enlèvement des box à la destruction des archives et leur recyclage. Vous pouvez aussi utiliser ce service pour le stockage de vos archives, selon le même procédé de livraison et de récupération de box chez vous.

Faire appel à un professionnel de la destruction de documents.

professionnel de la destruction de documents

Une entreprise extérieure, spécialiste de ce type de service, vous permettra de ne pas être submergé par l’accumulation de documents. Vous aurez également la certitude, en leur confiant l’opération, que le respect de la confidentialité et de la sécurité sera respecté à chaque étape de la procédure.

Vous obtiendrez bien sûr des conseils d’archivage, mais le prestataire s’occupera aussi d’effectuer certaines tâches fastidieuses. Par exemple les manutentions, le transport, le tri et la destruction. Assurez vous que la société mette en oeuvre des pratiques à la fois fiables et respectueuses de l’environnement.

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Les solutions très flexibles mises à votre disposition, vous permettront de gagner du temps et de l’argent, en déléguant la confidentialité de vos données sensibles, à des entreprises appartenant à une filière très réglementée.

Il faut également savoir qu’une fois la destruction de documents effectuée, vous obtiendrez un certificat, correspondant à une attestation que l’opération a été réalisée, selon des normes très strictes.

C’est un gage de sécurité supplémentaire en ayant recours à une société extérieure.

Sachez également, qu’à l’air numérique, il est aussi possible de confier la destruction de clés USB, d’ordinateur ou de disque dur à ces sociétés.

Avant de vous engager avec l’entreprise de destruction choisie, il est important d’évaluer précisément vos différents besoins. Non seulement sur la destruction des documents, mais également sur les différentes collectes à réaliser, pour dégager un gain de temps pour vos collaborateurs.

Associer le stockage et la destruction d’archives.

Pour optimiser aussi la gestion de vos archives, vous pouvez aussi confier directement leur stockage à une société professionnelle. Elle se chargera de conserver l’ensemble des documents demandés, en remplissant parfaitement les conditions de conservation, tout en maintenant une sécurité accrue.

Vous souhaitez accéder à ces documents ? Vous pouvez directement le faire en demandant à l’entreprise d’apporter les dossiers en question. Vous pouvez aussi y accéder en sel-stockage chez certains prestataires.

Autre avantage possible, certaines sociétés proposent de procéder à la destruction de documents en continuité du stockage. En fonction des dates réglementaires et de votre demande, tout type de destruction est ainsi géré. Sous contrôle de caméra, avec la présence d’un huissier, ou bien de manière beaucoup plus simple. Le tout en respectant les différentes procédures de sécurité.

Mathieu fondateur mobilecube

Mathieu Lainé, fondateur de mobilcube.fr

En savoir plus sur Mathieu Lainé

Mathieu travaille dans le secteur de la logistique depuis maintenant 15 ans, c’est notamment le fondateur de mobilecube, une solution de stockage qui se déplace facilement pour particuliers et professionnels.

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