Dans le cas de stockage de marchandises et de matériels à destination de nouveaux locaux, nous proposons une prestation complète pour la re-livraison et l'aménagement.
La livraison et l’installation de mobiliers et divers matériels (équipement neuf, mobilier de bureau, matériel d’hôtellerie, etc.) doit se réaliser dans des locaux dont les travaux viennent tout juste d’être achevé. Elle doit aussi se faire avant la commission de sécurité, les phases de test et les déménagements (le cas échéant).
Elle est donc primordiale dans la réussite de la mise en service de nouveaux locaux. Depuis plus de 20 ans, nous accompagnons donc nos clients et prenons en charge l’organisation minutieuse de cette étape clé.
L’enjeu est de répondre à la triple difficulté que constituent :
· L’ordonnancement et la coordination des plannings d’intervention des différents fournisseurs,
· La gestion des accès partagés entre ces différents fournisseurs. Et en corollaire, l’optimisation des conditions de montage et d’installation des mobiliers, de test des équipements, etc.
· La conduite des opérations de recette et la résolution des anomalies (éléments manquants, équipements non raccordés, non testés, etc., mobiliers défectueux, compléments éventuels, …).
Il est donc indispensable que ces opérations soient pilotées par une structure bénéficiant d’une expérience aboutie dans ce domaine. Nous avons à ce jour réalisé plus de 300 opérations de ce genre.
Les avantages de notre accompagnement sont :
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Pouvoir réceptionner et stocker nous même vos commandes de mobiliers et matériels, puis en assurer le transport partout en France.
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Assurer la parfaite coordination des fournisseurs entre eux afin d’optimiser la gestion des accès intérieurs et extérieurs de votre site : aménagement sans heurts et sur une période plus courte, gestion de l’aléa.
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Garantir la coordination générale et gérer la bonne orchestration entre la livraison des bâtiments, des mobiliers et le déménagement ou le démarrage de votre activité.
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Disposer d’une présence constante sur le terrain pour la réalisation et le suivi des livraisons.
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Bénéficier de notre expérience et de nos compétences,
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Avoir un interlocuteur unique.
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Obtenir une meilleure gestion des opérations communes aux différents prestataires (protection des locaux, sécurité, gardiennage…).
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Suivre et déterminer la responsabilité des différents intervenants en cas de vices constatés lors d’une intervention simultanée.
Gestion des accès
Les contraintes d’accès constituent l’un des points délicats de l’organisation de livraisons "de masse" (conditions de sécurité, nombre d’ascenseurs, voies de circulation pour les camions, etc.).
Nous nous enquerrons du respect de ces contingences :
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Vérification et pilotage de l’adéquation entre les véhicules utilisés par les fournisseurs et les capacités de vos nouveaux locaux (sécurité, tonnage, hauteurs, etc.).
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Étude et optimisation des circuits de livraison (intérieurs et extérieurs).
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Optimisation des matériels de manutention.
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Optimisation (limitation) de la co-activité entre prestataires.
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Création et gestion de zones de stockage tampon.
Planning et calendriers d’intervention
C’est le calendrier de livraison qui constituera le tableau de bord de l’opération de livraison et d’aménagement. Il est le résultat de l’étude de l’ensemble des éléments récoltés auprès de chacune des parties prenantes.
La conception de nos plannings fait apparaître les échéances pour chaque fournisseur, chaque matériel, les temps de livraison, de ventilation, de montage, etc.
Le calendrier est établi par fournisseur, par matériel, par local d’arrivée et par jour (voire par demi-journée en cas de besoins spécifiques).
Nous établissons ce planning après avoir récolté les éléments nécessaires auprès de chaque acteur de l’opération d’aménagement (temps d’approvisionnement, de livraison, d’installation, préavis, etc.).
Nous rapprochons enfin ces éléments avec les contraintes de nos clients pour le démarrage de leur activité. Nous intégrons aussi d’autres contraintes comme des levées de réserve, la commission de sécurité, les contraintes d’accès, l’encombrement des matériels, leur sensibilité, etc.
Signalétique
Une des clés de la réussite de livraisons faciles, fiables et rapides ? Le repérage des lieux pour les équipes de livreurs dans les nouveaux locaux.
Ainsi, afin de faciliter l’intervention des livreurs, nous définissons avec nos clients un système de repérage unique permettant une cohérence et une optimisation « logistique ».
Nous apposons ensuite physiquement un fléchage et cette signalétique provisoire logistique dans les locaux, y compris les plans de pièce à pièce le cas échéant.
Intendance générale
L’intervention simultanée et successive de nombreux prestataires sur une période courte et dense nécessite une organisation sans faille de l’intendance générale.
Pour l’anticiper et l’organiser, nous vous accompagnons sur les points suivants :
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L’établissement du Plan de Prévention et de Sécurité et des Conditions de Travail (PHSCT)
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Le nettoyage des locaux (chantier, sommaire, définitif, bio nettoyage dans certaines activités, etc.)
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L’évacuation des emballages (en supervision ou en réalisation par nous-même)
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La protection des locaux (sols, angles de portes, ascenseurs, etc.). Sujet toujours délicat, surtout en cas de co-activité. (en organisation-supervision ou réalisation par nous-même)
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Les moyens de communication et l’organisation de la communication
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La gestion des accès (ouverture et fermeture des locaux, clés, badges, etc.)
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Procédures de réception des livraisons et installations
Suivi et contrôle des opérations
Il n’est pas suffisant d’avoir tout anticipé, il faut s’assurer de la bonne mise en œuvre des conditions d’intervention.
Ainsi, nous proposons grâce à une présence permanente de notre part sur place pour la réalisation, le suivi et le contrôle de l’ensemble des opérations :
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Réception et accueil des prestataires
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Vérification de la marchandise (quantité, qualité)
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Attribution des zones tampon et des consignes de ventilation
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Vérification des règles d’intendance
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Pose de réserves et gestion des aléas
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Validation de la réception de chaque étape de livraison (déchargement camion, ventilation, installation).
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Ajustement des plannings
L’ensemble de ce suivi est consigné dans un rapport journalier que vous pouvez suivre en ligne et en continu.