Seuls ceux qui ont déjà déménagé savent à quel point les choses peuvent mal se passer sans une préparation adéquate. Dans les espaces professionnels, c’est encore plus important.
La moindre « rupture » dans une routine professionnelle suffit à perturber le travail et à causer des problèmes. Même l’entreprise la mieux organisée au monde subit quelques difficultés lorsqu’elle doit procéder à des aménagements, surtout s’il s’agit de déménager d’un siège à l’autre.
Le développement du télétravail ou du travail hybride fait que de plus en plus les éléments importants d’une organisation sont sauvegardés sous forme numérique, ce qui facilite les choses, mais seulement si l’entreprise est bien préparée et se soucie d’une transition en douceur pour tout le monde.
5 conseils pour une transition d’entreprise en toute sérénité
Les conseils ci-dessous concernent principalement la préparation et le remplacement des méthodes de travail par des équivalents qui facilitent le déménagement des bureaux, quel que soit le domaine d’activité de l’organisation. Nous avons sélectionné 5 des plus intéressants et utiles pour un déménagement en toute sécurité.
1. Numériser les documents professionnels importants
Il est tout à fait possible de transporter des documents physiques d’un bureau à l’autre, mais la numérisation des documents de valeur facilite indéniablement les choses. C’est pourquoi il est important de convertir PDF en Word et d’utiliser d’autres fonctions des éditeurs de PDF.
Qu’il s’agisse de contrats de location, de listes d’équipements ou d’autres documents, les documents PDF numériques offrent de grandes possibilités. Vous pouvez les partager en ligne, les signer électroniquement, éliminer le besoin d’imprimer et même utiliser des fonctions avancées telles que l’OCR lors de la numérisation.
2. Maintenir une communication claire avec les équipes
L’une des plus grandes erreurs que l’on peut commettre lorsqu’on parle d’une transition d’entreprise est de laisser les équipes dans le noir. En d’autres termes, au lieu de communiquer préalablement sur les changements et de chercher des solutions ensemble, vous cachez ce fait aux professionnels et vous les « lancez » dans un nouvel espace.
À tous les stades du changement, la communication doit être transparente et efficace, lever les doutes sur la manière dont le travail se déroulera pendant la période de transition et permettre aux professionnels de s’exprimer et de faire des suggestions. Une transition collective est beaucoup plus douce qu’une transition imposée par les dirigeants.
3. Ne jamais surcharger les employés
Il est normal qu’un déménagement entraîne des retards dans les tâches quotidiennes de l’entreprise. Un projet qui devait être livré au cours de la semaine X peut être reporté à la semaine Y, entraînant par hasard sa réalisation à côté d’un autre projet déjà programmé. Ces problèmes logistiques sont tout à fait courants.
Dans ce cas, il ne faut pas adopter une attitude autoritaire et exiger des employés qu’ils doublent leurs tâches pour s’adapter à la période de transition. Surcharger l’équipe est la recette d’un désastre, garantissant un travail défectueux et une qualité moindre.
4. Explorer les possibilités de télétravail
Pour donner suite aux questions explorées dans le conseil précédent, nous avons une suggestion qui permet d’accélérer de nombreuses tâches : le télétravail ! Les entreprises de télétravail sont déjà nombreuses, en France et dans le monde, ce qui montre que l’hybridation du travail est une bonne idée.
Lors de la transition des bureaux, pourquoi ne pas laisser les employés faire leurs tâches ménagères ? Naturellement, l’entreprise doit fournir les outils utilisés par les fonctionnaires, mais les avantages pour le travail quotidien en valent la peine !
5. Investir dans une transition plus progressive
Plus le changement est radical, plus les problèmes se multiplient. Si vous en avez la possibilité, il est beaucoup plus intéressant de procéder à une transition progressive, en adaptant petit à petit l’espace physique et les tâches à la nouvelle réalité. Cette décision a bien sûr un coût, mais elle peut être planifiée.
La vérité est qu’il n’existe pas de transition totalement exempte de dépenses, et que nous devrions donc viser une réduction de celles-ci. Qu’il s’agisse de télétravail ou de travail hybride, d’une transition plus lente ou d’une prolongation des délais, seuls les responsables de chaque organisation peuvent en décider.
