L’ère du numérique n’a pas encore eu raison des documents papier. La politique zéro papier semble d’ailleurs être un vœu pieux.

Dans le cadre de vos activités courantes, vous produisez du document écrit, que ce soit pour vous ou vos clients. Et c’est sans compter ceux que vous recevez de vos fournisseurs et de l’administration. Le dossier papier représente donc une volumétrie importante.

Et pour ne rien arranger, ces documents ont surtout l’obligation légale d’être archivés. Vous devez donc veiller à leur bonne conservation. Vous condamnez de l’espace et installer des rayonnages pour les conserver. Confiez le stockage de ces archives et utilisez un stockage professionnel.

Nous vous proposons une solution innovante, facile et pratique. Notre stockage mobile et notre système de livraison vont vous changer la vie. Notre savoir-faire logistique de l’archivage est le moyen le plus sûr pour vous acquitter des obligations légales en matière de conservation des archives.

 


Nos prestations

Nos équipes livrent dans les entreprises des conteneurs de stockage. Ces box peuvent être équipés de rayonnages. Vous les garder le temps que vous voulez pour y ranger vos archives. Une fois que vous avez terminé, vous programmez l'enlèvement et nous venons récupérer nos Mobile cube®.

A l'arrivée dans nos entrepôts sécurisés, nous réalisons un inventaire exhaustif (type récolement). Il vous est restitué sous la forme d’un tableau Excel. Il comprend notamment pour chaque carton archive (selon les indications sur les archives elles-mêmes) :

·      Contenu (identification client, dossier, affaire… à définir par vos soins)

·      Date d’entrée en archivage

·      Délai légal de conservation

·      Date légale d’autorisation de destruction

·      Numéro de carton UNIQUE (numérotation à l’entrée dans le Mobile cube®)

·      Numéro du cube dans lequel l’archive est stockée

·      Date de demande de destruction

 

Nous vous offrons aussi la possibilité d’accéder à vos documents. Soit en self stockage lorsque vous en avez le besoin dans nos locaux. Soit en nous contactant pour que nous vous amenions une partie ou l’intégralité de vos archives pour une consultation dans vos propres locaux.

Nos solutions sont à la carte, pour vous offrir le traitement de vos dossiers le plus adapté à vos besoins.


Les locaux d’archivage sont en outre soumis à des normes réglementaires. L’entreposage ne doit pas être inondable et bénéficier d’une excellente protection au feu. Il doit en outre disposer d’un aménagement spécifique qui permet de stocker des archives, mais également d’organiser ce stockage. Les documents doivent en effet pouvoir être restitués. Se pose en outre le problème de la destruction des archives lorsque celles-ci sont datées.     

L’externalisation auprès d’un tiers de confiance, spécialiste de l’archivage et du stockage permet d’être en totale conformité avec toutes ces contraintes. MOBILE CUBE services est une solution globale de conservation et de gestion des archives. L’externalisation du stockage d’archives avec la solution MOBILE CUBE SERVICE permet à une entreprise de libérer de l’espace dans ses locaux pour les seuls besoins de ses activités. Il s’agit en outre d’une décision d’optimisation de coûts. Confier la gestion des archives à une entreprise spécialisée sera en effet toujours plus économe qu’une internalisation du stockage.

La gestion de leur destruction : une solution multiservice

Les documents civils et commerciaux doivent être conservés de 2 à 5 ans et les pièces comptables 10 ans. En ce qui concerne les actes de disposition comme ceux relatifs à des cessions de biens immobiliers, vous devez les archiver pendant 30 ans. L’accumulation des archives peut très vite se révéler problématique. Vous pouvez être incessamment confronté à un manque d’espace disponible.

C'est la raison pour laquelle nous vous proposons de gérer et réaliser l'élimination des dossiers dont les dates de conservation sont arrivées à échéance.

L’externalisation du stockage d’archives permet une rationalisation des coûts

Mobiliser des mètres carrés au sein des locaux de l’entreprise représente un coût non négligeable. L’utilisation de surfaces aux fins de stockage impacte la rentabilité d’une entreprise. Il s’agit d’une charge fixe et récurrente qui peut s’apprécier dans le temps avec l’augmentation des volumes d’archives à traiter. La normalisation d’un local de stockage est également une contrainte importante. D’autant que ceux-ci ne pourront pas être utilisés pour d’autres tâches plus directement liées à l’activité de l’entreprise. Les coûts induits du stockage sont en outre difficilement mesurables. Ils peuvent fortement évoluer dans le temps surtout si l’entreprise n’est pas en mesure d’organiser une gestion rationnelle de ses archives. Il ne faut en effet conserver que ce dont on a besoin et procéder régulièrement à la destruction des documents prescrits.

La solution offerte par MOBILE CUBE SERVICE permet une totale maîtrise des coûts d’archivage. Ceux-ci pourront être clairement identifiés, car nous vous proposons d’en déterminer vous-même le prix en consultant notre page de tarif pour le stockage d’archives tarif.


Mobile cube service est donc votre solution sans quitter votre bureau. Vous allez gagner de la place en externalisant vos archives sans devoir louer de camion ni appeler une société de déménagement. Vous pourrez ranger vous même (ou par notre personnel) vos box, nous les stockerons ensuite dans nos centres sécurisés.


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